Møter

 

 Styremøte Eidtun 07/11/15 Kl: 13:00


Agenda:

Sak 1 – Julemessa
Sak 2 – Endring av rolle for Svein Ole Eidesen
Sak 3 – Endring av roller for varamedlemmer
Sak 4 – Eventuelt

Tilstede: Åshild Fossmark, Siw Jenssen, Inger Håkonsen, Anne Lise Kjelkvik(vara) og Odd Erik
Kjelkvik (ref) Forfall: Svein Ole Eidesen, Sten Magne Olsen, Inger Klaudiussen og Inge Klaudiussen


Referat:

Sak 1 – Julemessa

 I dag arrangeres julemessa. Alle har bidratt for å organisere dette. 10% av alle salgsbodene går til Eidtun.
Ellers er det loddsalg og kafesalg. Inntekter går til huset. Odd Erik bemanner stand for Eidtun. Inger H
har ansvaret for salgsbodene. Vaktliste på kjøkkenet er: 1 vakt  10-14 Britt - 2 vakt 11-15 Siw -
3 vakt 12-16 Åshild


Sak 2 – Endring av rolle for Svein Ole Eidesen

På årsmøtet ble Svein Ole Eidesen valgt til regnskapsfører. Styret vedtar med dette at rollen endres
til Forretningsfører. Som forretningsfører har Svein Ole ansvar for regnskapet til Eidtun.


Sak 3 – Endring av roller for varamedlemmer

På årsmøtet ble Anne Lise Kjelkvik og Inger Klaudiussen valgt som varamedlemmer til styret. Styret
vedtar med dette at rollene endres til Styremedlemmer uten møteplikt. Anne Lise og Inge har kun
møteplikt hvis andre styremedlemmer ikke kan delta.


Sak 4 – Eventuelt

Kasserollene på kjøkkenet trenger en gjennomgang. Se på mulighetene for å fikse dem,
eller evt. kjøpe nye.

Møtet avsluttet kl 13:30





 Styremøte Eidtun 20.10.15 kl: 20:00


Agenda:

1 - PUB kveld til helgen

Pub utsettes til 4/3/16


 2 - Julemessa

 Arrangeres første lørdag i november - ikke desember som først annonsert. 15 selgere så langt. Inger
har tatt i mot påmelding. Odd Erik setter opp vaktliste og ordner med grøtbestilling til Rema. Invitasjon
deles ut i postkassene


3 - Fest

Festen flyttes til 22/1/16


4- Arbeid på huset

Innkaller til dugnad til helgen.


5 - Eventuelt

Bestille brøyting - Odd Erik - 50,- kr i inngangsbillett på strikkekafe inkl kaffe/vaffel - Rekruttere
vakter til strikkekafe 4/11/15 - Årsmøtet settes til 15/2/16 - Odd Erik lager et nytt brev som legges i
postkassene som forklarer alle endringene.  





Styremøte Eidtun 2.9.15 kl: 19:00  


Agenda:
 
Aktiviteter høsten/vinteren 2015
Vi starter opp med Strikkekafe igjen den 7/10. Så prøver vi å arrangere en PUB kveld den 23/10.
Vi arrangerer en fest for alle hjelpere på dugnader ol. den 7/11. Julemessen arrangeres i år første
helgen i desember, 5/12. I tillegg satser vi på å arrangere "Nordlyskafe" og Søndagsmiddag
etter nyttår.

  Status bestillinger - evt tiltak
  Erfaringsmessig vil det komme bestillinger utover høsten. De faste leietakerne har ikke kommet med
sine bestillinger ennå - klubb, yoga (Inger kontakter dem). Vi har mange aktiviteter selv ila. høsten.
Avventer eventuelle tiltak.

Arbeid på huset
Vi arrangerer en dugnad helgen 4-6 september for "de faste". Så arrangerer vi en større dugnad
helgen 18-20 september, hvor vi inviterer "alle".

Praktiske ting som organisasjonsendring i Brønnøysund og bankkonto
Odd Erik og Inge må få gjort det som skal ift. Brønnøysund.

Septiktanken er full
Odd Erik kontakter Frank Hay for å høre om han kan hjelpe med å gjøre den mulig å tømme.

Eventuelt
Vi trenger nye vaffeljern. Inger K ser om det finnes gode tilbud på dobbeljern.
Undersøke om hva det koster å få laget et parkeringsskilt, lik det som er satt opp på parkeringa til Blåmann.  

Møtet avsluttet kl 21:00


 



Styremøte Eidtun 5.3.15  kl: 19:00


Agenda:

Årsmøte - nytt styre/roller for 2015
Dette er første møte etter årsmøte, og vi konstituerer oss selv. De rollene vi fordeler er:
Inger H - Utleieansvarlig, Åshild - Ansvarlig for renholdsutstyr, Sten Magne - Styremedl,
Inger K - Dugnadsansvarlig, Siw - Kontrollør i samarbeid med Inger, Svein Ole - Regnskapsansvarlig,
Anne Lise og Inge - Vara, Henrik fortsetter enn så lenge med å legge ut på websiden, men etter sommeren
ser vi på å lage en side på en mere moderne plattform. Anne Lise undersøker litt rundt dette, i tillegg
til at Siw ser om det finnes gratis alternativer vi kan bruke. Vi trenger fødselsdato og personnummer
på Inger K, Siw, Anne Lise og Svein Ole til Brønnøysundregisteret. Send dette på e-post til Odd Erik,
så finner Inge og Odd Erik en dag og oppdaterer dette sammen. 

Aktiviteter/Pub?
De aktivitetene vi besluttet å gjennomføre før sommeren er: Strikkekafe 18/3. Årsfest 24/4. Søndagsmiddag
14/6, etter sommeren arrangerer vi pubkveld og bestemmer oss for andre aktiviteter. Da må vi også vurdere
nordlyskafe.

Arbeid på huset?
Nå gjelder det å få huset på stell til konfirmasjonene. Vi arrangerer dugnader som vi har planlagt
annen hver onsdag (uker med partall). Dette foruten 19/3 og 26/3 siden vi har andre ting på huset
onsdagene de ukene. Vi må også fortsette arbeidet med skilt og utelys, i tillegg til maling utvendig
og trinn til trappa. Brev til postkassene må lages til strikkekafe onsdag 18/3 - Odd Erik og Sten Magne.

Eventuelt
Vi må skaffe mer strøsand - Odd Erik


Møtet avsluttet kl 21:15.


 



 Årsmøte Eidtun Bygdehusforening 11.02.2015 kl 19:00



Tilstede: Inge Klaudiussen, Britt Jenssen, Svein-Ole Eidesen, Inger Håkonsen,
Inger Klaudiussen, Åshild Fossmark, Odd Erik Kjelkvik(ref)

Sak 1
Godkjent innkalling og sakliste med kommentar om feil dato for frist til å komme
med forslag og at valgkomite ikke har en ferdig innstilling til sak 6 – valg.

Sak 2
Odd Erik Kjelkvik valgt som referent, Inge Klaudiussen er ordstyrer.

Sak 3
Årsberetning og handlingsplan ble gjennomgått og godkjent med små justeringer. Til handlingsplanen
ble det lagt til at årsfest til våren skal være for alle i bygda, i håp om å rekruttere hjelpere og et
ønske om å anskaffe en eller to varmepumper til huset.

Sak 4
Regnskapet ble gjennomgått av Svein-Ole. Det er god økonomi i Eidtun med over 63 000,- på konto
ved årsskifte. Revisor rapport ble lest av Britt. Regnskap ble godkjent av årsmøtet.

Sak 5
Ingen innkomne forslag.

Sak 6
Valgkomiteen har ikke et ferdig forslag til nytt styre av berettigede årsaker. Komiteen startet jobben
med rekruttering, men kun en av omtrent et tjuetalls spurte sa seg villig til å ta verv. Det ble foreslått
å danne nytt styre av deltakere på årsmøtet og følgende valg ble gjennomført:

Leder: Odd Erik Kjelkvik
Styremedl: Inger Håkonsen
Styremedl: Åshild Fossmark
Styremedl: Sten Magne Olsen
Styremedl: Inger Klaudiussen
Styremedl: Siw Jenssen (ny)

Varamedl: Anne Lise Kjelkvik
Varamedl: Inge Klaudiussen

Regnskapsfører: Svein-Ole Eidesen

Revisor: Britt Jenssen

Valgkomite: Tormod Klaudiussen
Valgkomite: Hilde Klausen

Årsmøtet takket Inge for den tiden han har hatt ledervervet, og
ser med glede på at han er med videre som vara.

Møteslutt kl 21:00


 



Styremøte Eidtun 12.01.2015


Tilstede: Inge,Inger K., Inger H.,Odd-Erik,Stein-Magne og Åshild (referent)

1.Årsfest
 Årsfesten planlegges lagt til 24.april. Alle i bygda blir invitert til en hyggelig kveld med
medbragt tapasmat m.m.

2.Årsmøte
Årsmøtedato 11. februar, innkalling 3 uker før. Inge kontakter valgkomiteen.

3. Dugnad
Mye dugnadsarbeid i gjenstår på nybygget, også endel annet vedlikeholdsarbeid som
skal gjøres. Vi må prøve å få gjort alt vi kan gjøre selv. Det har vært vanskelig å få folk flest i bygda
til å stille på dugnad, stort sett styret og noen få andre som har bidratt i år. Vi diskuterer hvordan vi
skal få flere med. Odd-Erik og Stein-Magne lager flygeblad til folk i bygda der det informeres om
Eidtun bygdehusforening, drift og bruksmuligheter. Appellerer til at det er bygdefolket, altså ”vårt”
hus som vi må være sammen om å drifte. Det blir faste dugnader annenhver onsdag f.o.m. uke 6. Første
dugnad blir 4.februar kl.19.00. Inger ”reklamerer” på Facebook, vi ber Henrik legge det ut på hjemmesiden.

4.Bankkonto
Svein-Ole som har fungert som regnskapsfører for Eidtun de sener år har ønsket å bli løst fra
den oppgaven f.o.m. kommende årsmøteperiode. Styret ser det som hensiktsmessig i fortsettelsen å ha kasserer
og opprette en ny (egen) bankkonto som også Inger H. som utleieansvarlig har innsyn i. Det nye styret velger
kasserer og oppretter konto etter årsmøtet.

5.Styreleder
Inge Klaudiussen informerer styret om at han ønsker avløsning som styreleder etter årsmøtet,
vil også informere valgkomiteen om dette.

6. Event.
”Klubben” for barn og ungdom har avsluttet for sesongen og det er usikkert ang. videre planer/drift. Klubben
har en del utstyr som spill o.l. stående. Åshild snakker med Christina Wegener som har hatt ansvar for klubben de siste
årene og hører om videre planer. Det foreslåes at vi i samråd med Christina event. kontakter FAU ang. videre drift av
 klubben. Åshild følger opp dette. Det er ønskelig med forskuddsbetaling ved leie av huset så utleieansvarlig i ettertid
slipper å ”purre” på seindrektige betalere. Odd-Erik utarbeider et endringsforslag til ”bruksreglene” til årsmøtet.


 



Styremøte Eidtun 23.10.14 kl. 19:00



Tilstede: Åshild F. - Inger H. - Inger K. - Inge (ref.)

a) Julemesse: Gikk gjennom hvem som hadde meldt interesse (9 bord) avtalte hvordan vi løste
oppgavene vakt - innkjøp osv. Inge tar kontakt med Odd E. for nærmere briefing. Flyveblad skal
legges i postkassene + henges på oppslagstavler på butikkene.

b) Varmeovner: Det er 2 stk. defekte ovner av typen Glamox. Vi må prøve å finne ovner med samme
tilkopling som de eksisterende slik at vi unngår å benytte elektriker.

c) Skilt: Inge har fått pris fra en leverandør på skilt til røstvegg sør, størrelse ca. 2 x 0,7m. Muntlig
tilbud kr. 2100,- inkl. mva. Ingen avgjørelse er tatt.

d) Dugnad: Gangen skal bli gjort ferdig før julemessa, dvs. maling  og montering av hylle
og garderobestang.

e) Brøyting: Styret gikk inn for tilbudet fra S.O. Westerheim på kr. 9000,- ex. mva.

f) Evt.: Ingen saker.


 



Styremøte Eidtun 12.9.14 kl. 18:00


Tilstede: Inge, Inger, Svein Ole og Odd Erik (ref) Forfall: Åshild, Marko, Sten Magne, Henrik, Inger

AGENDA


Utbyggingen 

Redegjørelse gitt av Svein Ole og Odd Erik, i tillegg skal Lerøy Aurora ha en skriftlig rapport.  Vi må ferdigstille
utbygget på dugnad. Så snart dette er gjort, sender Odd Erik rapport med bilder til Lerøy.


Økonomi 

Ideer/tanker om den videre drift, søknader til SNN -kommunen osv. Vi har ca 60. 000,- på bok pr nu. Ingen
store utgifter som venter. - Det er noen bookinger på helger fremover, i tillegg har vi fast utleie onsdager og
torsdager.  Vi arrangerer ikke pub kveld denne høsten, får se om vi plukker opp tråden etter jul. Denne høsten
kan vi se på annet type arrangement, men ingen ideer er besluttet  så her kan man fortsatt komme med forslag.
Vi skal arrangere julemesse 1. november. Inge og Odd Erik ser på invitasjon til selgere. Vi sender søknad om
 driftsstøtte til Tromsø Kommune og ser på muligheter for andre søknader om støtte.  Utestående har vi fortsatt
en helgeleie. 


Fakturering

Fakturering vil fra dags dato bli gjort av Inger Håkonsen. Hun etablerer egne rutiner for hvordan faktureringen fra
nå av skal fungere. Hun har nå også fått tilgang til telefonbank, og kan fortløpende undersøke saldo.


Utvendig skilt - utforming og størrelse

Inge innhenter priser på skilt i størrelse 2 m x 70 cm med grønn skrift på hvit bakgrunn. Skiltet er ment å henge i
røstveggen mot veien.  Forslag på skilt er: EIDTUN - kontakt oss på - www.eidtun.com


Egen konto/kasserer

Svein Ole oppretter konto til Eidtun på organisasjonsnummeret. Inge og Inger må ha tilgang. Svein Ole er valgt
av årsmøtet som regnskapsfører. Hvis ordningen med regnskapsfører utenfor styret skal endres, må dette eventuelt
gjøres på neste årsmøte.


Trafikksikkerhet

 Inge, Inger og Åshild deltok på befaring ang. trafikksikkereten på Eidet.  Innspill er gitt, og rep. fra kommunen
har sagt at innspillene blir gitt til rette ansvarlige.


Dugnad

Eidtun må males utvendig.  Påbygget må males i høst, samtidig kan vi se om vi rekker å få malt fremsiden og
røstsiden. Baksiden skulle helst også vært malt. Det innkalles til dugnad Fredag 3.10.14 fra kl 17:00. Eidtun stiller
med grilling av pølser, kaffe og kaker  og senere litt øl og vin.  Barn, unge, ikke fullt så unge og eldre er alle
velkommen til en trivelig dugnad  som går over til festlig lag når barna legger seg :-)


Eventuelt
 
Henrik kan kontakte samme brøyter som tidligere for avtale også denne sesongen. Henrik har også meldt at han ikke
fortsetter i styret etter årsmøtet. De oppgavene han har fordeles på andre, og Inger tar allerede over litt av dette nå.

Møtet avsluttet kl 20:00


 



Styremøte Eidtun 22.05.14 kl. 19.30


Tilstede: Inge, Inger H.,Stein-Magne og Åshild Fravær: Marko,Siw,Henrik, (Inger K. og Odd-Erik)


1. Skade på det nye kjøleskapet fra Lindrup Martinsen. Tilbud om 500kr i avslag alternativt nytt
skap.Vedtak: Vi ønsker nytt skap

2. Dugnad: Vi planlegger ny dugnad 25. juni kl. 19.00, hvor vi primært skal rydde rundt huset og lagre det som ligger
under huset så det ikke blir mer ødelagt. Male vegger og lakke gulvet i gangen. Åshild gjør dette ila. sommeren.
Hyller og knagger må settes opp når det er ferdigmalt. Sette opp en ekstra nedfellbar benkeplate, få tak i brukte
kjøkkenskap. Kan Marko ta ansvar for dette?

3. Opprette ny/egen konto, ha egen kasserer. Styret ønsker å ha bedre oversikt over Eidtuns konto og
regnskap. Dette er vanskelig med dagens ordning med regnskapsfører som ikke sitter i styret. Også forslag
om at utleie blir betalt på forskudd direkte på konto og at Inger leverer ut nøkkel når det er betalt. Hun trenger
da tilgang til konto. Inge jobber videre med dette og snakker med regnskapsfører Svein-Ole Eidisen og
forrige leder Odd-Erik. Siw foreslått som kasserer.

4. Ersfjorddagen Salgsboder/marked: Odd-Erik har organisert dette og tatt ansvar for rigging ”Eidtunstand”
med tombola og pølsesalg: Skaffe premier: Vi har noen småpremier liggende. Inge spør Ersfjorddagen om premier
fra sponsorer og har også andre kontakter han kan spørre. Bemanne stand fra kl.11.00-17.00. Vaktordnig på 2
 timer. Åshild kan ta en vakt, spør Marko og Siw. (Stein-Magne kan kanskje ta en vakt) Innkjøp, vekslepenger: Åshild, 
Odd-Erik har kokeplate til pølsepanna

5. Nybygg Saken må diskuteres på eget styremøte der de som har hatt hånd om det kan møte og orientere. Styreleder
kommer med forslag til datoer og innkaller. Saken bør diskuteres før sommerferien.

6. Event. Hvem tar over Henriks oppgaver når han går ut av styret etter neste årsmøte?
Pub: Fortjenesten har gått ned og styret tenker konseptet ikke lenger er lønnsomt nok i forhold til arbeidsinnsats. Sist pub
var omsetningen på 5370kr. Vi planlegger derfor ikke flere pub-kvelder nå. Alternative måter å tjene penger på diskuteres og
det beste var om vi fikk til mer utleie. Vi må reklamere bedre for huset og forslag om å få opp et skilt på veggen vedtas. Inge
undersøker pris på dette. Styret må jobbe videre med å fordele Henriks arbeidsoppgaver.
Spørsmål fra en student om å få halvert prisen på utleie. Avslått

Kloakk Vi mistenker at septiktanken begynner å bli full. Stein-Magne tar ansvar
for å finne ut hvor den ligger og om den må tømmes.

Referent : Åshild


 


Styremøte Eidtun 3.4.14 kl. 19.30


Til stede: Inger Håkonsen, Åshild Fossmark, Odd Erik Kjelkvik, Inge Klaudiussen


1) Nytt kjøleskap skal bestilles fra Lindrup Martinsen.

2) Henrik Norrie slutter til neste årsmøte, men begynner å trappe ned allerede fra juli. Noen må overta oppgavene som
har med  arrangement å gjøre. Håper det er noen som kan påta seg disse. Han har lister og system som kan benyttes.

3) Styret diskuterte Pub-kveld. Det har blitt mindre med folk som kommer, og vi må vurdere
om dette er lønnsomt. Styret ønsker innspill på nye konsepter - KOM MED IDEER.

 4) DUGNAD: MALE YTTERGANG MONTERE KNAGGREKKER RYDDE, FÅ SYSTEM PÅ KJØKKEN.

Styret har bestemt at vi tar dugnad TORSDAG 24/4 FRA KL. 1800 OG UTOVER TIL KL. 2100.


 


Årsmøte 17.2.14  kl. 18.00


Fremmøtte:

Odd-Erik Kjelkvik, Marko Hämäläinen, Inger Håkonsen, Siw-Merethe Edvardsen, Hilde
Klausen, Tormod Klaudiussen, Inger Klaudiussen, Inge Klaudiussen, Åshild Fossmark.


Det ble foreslått og vedtatt at trekningen av lotteriet som har gått i 2013, skal utsettes til
Ersfjorddagen, da det var solgt veldig lite lodd.


1. Godkjenning av innkalling og saksliste 

ingen innsigelser


2. Møteleder: Odd-Erik Kjelkvik
Referent: Hilde Klausen


3. Gjennomgang av årsberetningen

Ekstra kommentar til årsberetningen: Det har vært gjennomført 8 styremøter, og
ikke 6, som det står i årsberetningen.


Gjennomgang av handlingsplan.

Ekstra kommentarer til handlingsplanen: Oppussing: før det neste store prosjektet, å gi huset ny
ytterkledning, må det settes stuss på septiktanken, og få den tømt. Det skal ryddes skog i nærområdet rundt
Eidtun. Tormod er ansvarlig for dette. Kjøkkenet skal få nye hyller og skap. Marko er ansvarlig for dette. Det ble
vedtatt å sette tidsfrist på å få gjort arbeid som planlegges.


4. Regnskap og budsjett

Svein Ole Eidissen er opptatt, så Odd-Erik tok en gjennomgang av regnskap og
budsjett. Regnskap og budsjett godkjent.


 5. Innkomne forslag

Ingen forslag.


6. Valg

Valgkomitè v/leder Tormod Klaudiussen legger frem forslag til nytt
styre. Odd-Erik Kjelkvik går av som styreleder. Forslag er som følger:

 Styreleder: Inge Klaudiussen
Styremedlem : Inger Håkonsen
Styremedlem: Henrik Norrie
Styremedlem: Åshild Fossmark
 Styremedlem: Marko Hämäläinen
Styremedlem: Siw-Merethe Edvardsen
Styremedlem: Stein Magne Olsen

Vara: Odd-Erik Kjelkvik
Vara: Inger Klaudiussen

Regnskap: Svein Ole Eidissen
Revisor: Britt Jenssen

Valgkomitè: Tormod Klaudiussen
Valgkomitè: Hilde Klausen

Odd-Erik takker for seg som styreleder, og overrekker nøkler og
utstyr til ny styreleder, Inge Klaudiussen.

Møteslutt kl. 21.00.


 


Styremøte Eidtun 23.1.14 kl. 19.30


Tilstede:

Inger, Henrik, Åshild, Siw, Tormod og Odd Erik (ref) Forfall: Svein Ole, Marko, Tone og Sten Magne


Agenda:


 Årsmøte 2013

Valgkomiteen trenger tilbakemelding på kandidater. Alle som er på valg fortsetter untatt leder og vara. Åshild som
ble valgt til vara av årsmøtet, har tatt plassen til Kristine som sluttet i styret. Tone stiller ikke til gjenvalg, men
Odd Erik kan fortsette som varamedlem. Da trenger valgkomiteen å finne leder og en vara.


 Arbeid på huset

Vi ønsker å endre litt på utformingen av tilbygget innvendig, slik at det blir større
lagerplass og med egen dør til toalettrommet som bare skal ha en dusj.


Pub

Henrik har fordelt alle oppgavene til neste pub. Diskusjon omkring musikk. Mange argumenter for og i
mot. Vi prøver den ene puben før påske med musikk og den andre puben etter påske uten musikk.

Møtet avsluttet kl 21:00





Styremøte Eidtun 7.1.2014 kl. 20.00


Tilstede:

Inger, Henrik, Siw, Åshild, Marko og Odd Erik (ref) Forfall: Sten Magne og Tone

Agenda:


Strøm

 Eidtun må være OK når det gjelder strømmen, derfor godtas tilbudet om kr 8000,- Utbedringen skjer ila. januar.


 Utleie

Med små justeringer ang. bestillingstid i helg godtar Eidtun tilbudet fra Klubben om fast pris
på kr 10.000,- for hele sesongen.


Påbygg

Fortsatt ingen kontakt med snekkerne. Følges videre opp av Odd Erik og Svein Ole.


Loddsalg

Loddboka må selges, men trekningen som er foreslått til årsmøtet - utsettes til etter Ersfjorddagen.


Årsfest i januar

 Alle som har vært med å bidratt til Eidtun i løpet 2013 inviteres til årsfest etter samme mal som forrige
gang. Hver har med seg sitt bidrag til mat, så står vi for drikke til maten. Årsfesten arrangeres 17/1.


 Årsmøtet for Eidtun


Dette skal arrangeres i løpet av februar måned i følge vedtektene. Dato settes til 19/2. Odd Erik skriver
og sender ut invitasjoner, lager årsmelding og handlingsplan i tillegg til forslag til budsjett.

Møtet avsluttet kl 22:15


 


Styremøte Eidtun 9.10.2013 kl. 20:00


Tilstede :

Inger, Henrik, Åshild, Marko og Odd-Erik (ref.)


Agenda:

 1 - Endring i styremedlemmer

Kristine har meldt at hun slutter i sitt verv. Hun hadde rolle som sekretær, og vi erstatter ikke dette. Det er
såpass kort tid igjen av perioden. Åshild tar på seg oppgavene i forbindelse med moppevask etter Kristine.


2 - Ny møtedag og tid

Vi følger ikke årsplanen lengre, men innkaller etter behov. Det er veldig variert når det passer for styret å
samles. Vi klarer ikke å enes om en fast møtedag og klokkelsett. Neste styremøte vil bli innkalt til på e-post.


3 - Pub

 Henrik lager vaktplan i tillegg til oppgavefordelingen. Odd Erik har søkt skjenkebevilling. Henrik lager invitasjoner
sammen med julemessen, og Odd Erik sørger for at disse leveres ut i postkassene (spør Harrieth igjen..... ) Denne
gang er det ikke trubadur og inngangsbillett, vi trenger derfor ikke like mange på vakt.


4 - Utbygginga

Har fått kontakt med Tomas, og skal ha et møte med han om fremdriften.


5 - Eventuelt

  -Økonomien er fortsatt god, men målet om å opparbeide en sum på konto kan kanskje
ikke nås i år. Vi har mye utleie fremover, så det kan hende - vi får se ved årsslutt. 

-Odd Erik undersøker om innkjøp av nye ovner.

Møtet avsluttet kl. 22.00.





Styremøte Eidtun 3.9.2013 kl. 19:00 


Tilstede :

Siw-Merethe, Sten Magne, Inger, Odd-Erik og Tone


Sakliste:

1 - Siden sist

En del utleie i sommer. Erfarer at det kan være en fordel å lage en "sjekkliste" etter hver utleie.
Når den som vasker moppene, henter disse - kan denne samtidig gå raskt gjennom sjekklisten.
Per i dag er dette Kristine.


2 - Pub

Det er PUB 5. oktober. Henrik skaffer musikk og lager invitasjoner - samt setter opp vaktlistene.
Odd Erik søker sjenkebevilling, og sørger for utdeling av invitasjoner. Marko og Odd Erik rigger på
fredagen. Odd Erik gjør innkjøp, oppstart og avslutning. Siw-Merethe tar tomgods - retur sparer vi til
neste PUB 9/11. Kristine og Anne Lise er satt opp på vasking. Dette må gjøres søndag - huset brukes
mandag til Zumba. Som mat denne gangen prøver vi porsjonspizza til mikrobølgeovnen.


3 - Utstyr


Vi må ha ny panelovn i salen, i tillegg til i det nye inngangspartiet. Inger hører med Håkon om hvor vi
kan skaffe samme type som vi har i dag. Inger kjøper også ny Mokka Master kaffetrakter - den ene av
de to vi har i dag er sluttet å virke. Odd Erik kjøper røykvarslere, i tillegg til nytt snøre i flaggstangen.


4 - Utbygging

 Tomas har vært i en ulykke, og har ikke vært til svars på hele sommeren. Prøver på nytt nå! Odd Erik
kontakter Frank Hay, og spør om han kan være behjelpelig med å grave avløp til septiktanken. Hvis
 ikke snekkerne nå innfinner seg, må vi kanskje gjennomføre resten på dugnad. Det er ikke mye som
gjenstår..... Svein Ole har sent e-post om maling. Dette burde gjøres ila. høsten, og kanskje dette kan
være noe til neste aktivitetskafe? Odd Erik er på reise da, og da må noen andre ta tak i dette. Odd Erik
hører med Svein Ole.


5 - Eventuelt


- T-skjorter. Vi har flere T-skjorter igjen. Noen av disse blir premie i loddboka, og resten legger vi for salg på julemessa.
 -
- Vi har ikke hørt fra Troms Kraft ang. tilknytningen av strømmen vår. Avventer respons fra dem.
 
- Odd Erik lager plakat ang. parkering - i tillegg til et oppslag inne.

- Påmeldinger til julemessa starter nå. Odd Erik sender ut til de som har hatt tidligere.
Tone, Anne Lise og Rønnhaug + 4 venner er allerede påmeldt.
 
- Sten Magne har nå loddboka!

Møte avsluttet kl. 21.15





 Styremøte Eidtun  3.6. 2013 kl. 19.00


 Tilstede:

Inger, Kristine, Marko, Tone, Sten Magne, Odd Erik (ref)


Agenda:


1. Ersfjorddagen - stand

På standen selger vi T-skorter, postkort, lotteri i tillegg til kaffe og saft. Standen bemannes av Odd Erik,
med hjelp fra Inger, Marko og kanskje Sten Magne. Egen vaktliste settes opp. Vi sparker i gang loddboka,
som vi bruker på Ersfjorddagen. Premielisten lages av Odd Erik.


2 - Rydding av uteområdene på Eidtun

 Marko og Sten Magne påtar seg å fjerne alt som ligger etter byggingen. Neste "aktivitets kafe" ser vi
andre på om rydding av søppel og raking. Odd Erik tar unna alt som ikke skal fjernes.


3 - Markedsføring

Forslag er sendt ut, og i tillegg har vi fått et forslag fra Henrik. Den "flyeren" som er laget må legges som
"festet innlegg" på FB. Henrik kan sikkert ordne dette? Dette er ikke sendt ut til alle, men dette kan vi ta opp
ved neste anledning. I mellomtida kan vi bruke den som allerede er laget - denne ligger vedlagt.


4 - Ferieavvikling

Inger er på ferie store deler av sommeren. Vi har kun utleie 21-23/6/13 booket. Odd Erik tar denne utleien.
Ellers trenger vi ikke ferieliste. Hvis noe dukker opp - tar vi det som det kommer.


5 - Eventuelt 

Kristine har undersøkt regelverket i forhold til overnatting mht. brann og redning. Regelverket er utrolig
omfattende, og så omfattende at vi ikke vurderer å tillate overnatting på Eidtun.

Eidtun må få montert røykvarsler. 

Sten Magne mener det kan være greit å be kommunen om en utskrift fra
grunnboka på vært g.nr/b.nr. Her vil det stå hva Eidtun er registrert som.

 Inger og Håkon har vært i kontakt med Troms Kraft ift. strømtilknytninga på Eidtun og det nye taket.
Ledningene ser ikke ut til å være plassert slik de burde, og vi vil bli kontaktet ift. dette. 

Vi må få laget et oppslag ift. parkeringen på Eidtun. Teksten burde være f.eks " Parkering for Eidtun's gjester.
Sørg for fri adkomst til boligen bak". Denne teksten burde også stå i reglementet for Eidtun, siden Anne,
naboen, har reagert på at det har vært parkert slik at det har sperret adkomsten til huset hennes.

Møtet avsluttet kl 20:45





Styremøte Eidtun 8.4.2013 kl. 19.00


Tilstede :

Odd-Erik, Kristine, Åshild, Siw-Merethe, Marko, Inger og Henrik


 Agenda:


Sak 1: Utbygginga 

Vi må få en dato for ferdigstillelse, og gjøre snekkerne oppmerksomme på konfirmasjonene i mai. Det er viktig at Eidtun
fremstår som "pen og ryddig" til de høytidelige arrangementene vi vet kommer snart. Odd Erik kontakter Tomas og får
en avklaring.


Sak 2 : Utstyr

Kjøleskapet på kjøkkenet er ødelagt. I tillegg er jo som kjent microbølgeovnen også ødelagt. I denne omgangen søker
vi etter brukt eller "gis bort" siden vi har brukt mye penger på utbygginga og annet utstyr siste året. Inger leter på nett
etter aktuelle ting.


Sak 3 : Åpen dag


Vi trenger å få etablert "åpen dag". For at dette skal engasjere styret - og andre hjelpere, må vi ha en plan for hva dagen
skal inneholde. Neste åpen dag må brukes til å klargjøre huset til konfirmasjonene. Rundvask av kjøkken, male yttergang,
sparkle og male i "grønn stua". Odd Erik kjøper inn vaskemiddel, hansker og undersøker beste løsning for maling av panel.
Til gangen deretter må vi se på alternative løsninger på kjøkkenet med nye komoder evt. montere flere kjøkkenskap.
Marko ser om det finnes noen kjøkkenskap vi kan bruke.


Sak 4: Pub
 

Alle oppgaver og vakter OK til Pub. 


Sak 5: Eventuelt


1 - Markedsføring - Siw-Merethe hadde forberedt noen ideer på markedsføring. Eidtun trenger å bli mer brukt i helgene,
og kanskje også til møter og kurs for lag, foreninger og bedrifter. Mulige arenaer for markedsføring er Eide Handel sitt
magasin, Menighetsbladet, og Kort Sagt spalten i avisene. I tillegg kan vi sende e-poster til alle våre kontakter ifm. jobben
når det gjelder kurs og møter. Plakater kan henges opp på strategiske plasser - i tillegg til Bryggejentene. Odd Erik lager
forslag til "annonse" som kan brukes som e-post, plakat og ellers til markedsføring. Et annet tiltak kan være å lage et form
for skilt på veggen til Eidtun. Her kan Breivang Videregående skole v/kunst, design og grafisk kontaktes. I tillegg kan vi
gjøre Visit Tromsø og hotellene oppmerksomme på våre lokaliteter ifm. nordlysturistene.

2 - Nøkler - Det må lages 3 nye nøkler til styremedlemmene. Odd Erik ordner nye nøkler.

3 - Henrik snakker med Kyrre ang. musikk på PC'en.

4 - Kristine undersøker med skolen ang. regler for overnatting.

5 - Siw sender link til mulige steder å sende søknad om økonomisk støtte til Odd Erik.





Styremøtet på Eidtun 4.3.2013 kl. 1800


Tilstede:

Inger, Sten Magne, Siw-Merethe, Marko, Odd Erik (ref)


Agenda:

1 - Konstituering 2 - Handlingsplanen 3 - Budsjett 4 - Årsfest 5 - Eventuelt


Referat:

1. De faste oppgavene er foreløpig fordelt som tidligere. Inger utleieansvarlig, Kristine vasking av tøy, Henrik web og
vaktlister. Utover dette er det ikke fordelt faste oppgaver, da vi skal forholde oss til handlingsplanen vedtatt av årsmøtet.

 2. Handlingsplanen ble gjennomgått. "Åpen dag" som er 2. tirsdagen hver måned, er en dag som skal brukes til jobb
på Eidtun. Om dette er styrearbeid, praktisk arbeid eller andre ting, vil avklares underveis. På disse dagene skal alle møte -
og gjennomføres etter behov. I tillegg skal huset være åpent denne tirsdagen for alle til å benytte seg av at styret er på huset.
Om noen ønsker å ha et møte eller om unge vil spille biljard eller barn som ønsker å danse - skal det være mulligheter for dette
denne tirsdagen. Når det gjelder gulvet, må det legges helt nytt dekke. Dette utsettes derfor til neste periode, siden styret nå
mente at ytterkledning er langt viktigere. Fokus må derfor bli å skaffe midler til ytterkledning, og at vi ikke trenger hele
summen for å starte. Det er mulig å ta en og en vegg, til vi er ferdige med hele huset. Dette følges opp på neste styremøte.

3. Det foreslåtte budsjettet ble vedtatt med en merknad. Det er ønske om å bruke litt midler til markedsføring. Siw skal se på
forslag til marketing akteviteter som nødvendigvis ikke koster så mye, men som kan gi oss mye oppmerksomhet mot f.eks
bedrifter, lag og foreninger.

4. Årsfesten for Eidtun Bygdehusforening settes til 4. april :-) Hold av dagen!!!


5. Eventuelt. 4 saker på eventuelt til styrebehandling:

1 - Nøkler. Vi må på nytt få oversikten over nøkler som er delt ut. I tillegg må vi
trykke opp flere nøkler, slik at de nye styremedlemmene kan få sin egen nøkkel.

2 - Klokkeslett på styremøter. Det er kommet forslag på at møtene holdes kl. 20 ikke kl. 18.
Styret diskuterte saken, og møttes på halvveien - møtene holdes nå kl. 19.

 3 - Pub vakter. Om det er anledning for styremeldlemmene å gå pub vakter neste pub.
Alle som var tilstede sa de kunne gå vakt.

4 - Befaring av nybygget så langt.

Møtet avsluttet kl. 21:00

Neste styremøte er mandag 8. april kl. 1900 på Eidtun





Årsmøtet Eidtun 22.2.2013


1.  Godkjenning av innkalling og saksliste

- ingen innsigelser


2. Odd Erik Kjelkvik  valgt til ordstyrer


3. Gjennomgang av årsberetning

- ingen kommentarer eller innsigelser


Gjennomgang av handlingsplan

- Odd Erik gikk gjennom utdrag fra søknad om områdemidler.

- det er klargjort en møteplan for 2013, denne bør det nye
styret gå igjennom snarest og evt. revidere.

Innsigelser : bør bli bedre belysning ute


4. Regnskap

- mer inntekt  på arrangementer til lavere kostnad enn før.

- veldig bra leieinntekter, her er Zumba en god inntektskilde.

- har betalt litt lite strøm, og har nå i 2013 betalt  et tillegg på ca. 15.000,-

- diverseposten; her er det en del utgifter til bl.a.
vaskemiddel til maskinen og nye mopper.

- arrangementsutgifter; vi har penger til gode på Rema 1000

- det vi må ha i året  for å drifte Eidtun er ca. 60.000,-

- regnskap er revidert av Inger Karin

- årsmøtet foreslår at det settes opp et budsjett for Eidtun på første  styremøte


5. Innkomne saker

- årsmøte må sørge for oppdatering til Brønnøysundregisteret årlig.

- gjennomgang av tegninger/byggeplan må tas inn i handlingsplanen,
også hvordan det skal gjøres med registrering av huset/rømningsvei,
huset bør også væreregistrert på Eidtun Bygdehusforening,  
styret jobber videre med dette.


6. Valg

Odd Erik Kjelkvik tar et år til som leder. Anne Lise Kjelkvik , vara, går ut.

Nytt styre

Leder Odd Erik Kjelkvik

Medlemmer

Henrik Norrie
Inger Håkonsen
Kristine Jenssen
Marko Hämäläinen
Siw-Merethe Edvardsen
Sten Magne Olsen

Vara

Tone Klaudiusen
Åshild Fossmark

Valgkomitè

Tormod Klaudiussen
Hilde Klausen

Revisor

Inger Karin Larsen

Regnskap

Svein Ole Eidesen

............................................................................

Trekning av lotteriet gjennomført

1. premie : Tormod Klaudiussen (helgeleie Eidtun)
2. premie : Amanda Klaudiussen (500,- hos Bryggejentene)
3. premie : Tormod Klaudiussen ( 500,- hos Bryggejentene)
4. premie : Eva Johnsen (350,- hos Gullhår)
5. premie : Britt Jenssen (350,- hos Gullhår)
6. premie : Åshild Fossmark (300,- Dagmaria)
7. premie : Sindre & Kristian Klaudiussen (boken "Ersfjordbotn i gamle dager")
8. premie : Sindre & Kristian Klaudiussen (250,- hos Bryggejentene)
9. premie : Thor Harald Ringkjøp (250,- hos Bryggejentene)
10. premie : Britt og Bjørnar Jenssen (blomsterkrukke)
11. premie : Magne Ingebriktsen (diktsamling av Irene Larsen)


Møtet avsluttet 20.10





Styremøte Eidtun 22.01.2013


Tilstede

Inger, Kirsti, Kristine, Odd Erik, Henrik og Tormod


Agenda:

 Økonomi


Svein Ole redegjorde for økonomien både for Eidtun og prosjektet. Vi har brukt mye penger i 2012, men har fortsatt litt på bok.
Målet må være å ha ca 50 000,- på bok, da dette er hva drifta av huset koster. Svein Ole sa også at strømutgiftene har øket med
6000,- siste år. Det nye styret må da vurdere hva som er hensiktsmessig å bygge opp av penger på bok.


 Årsmøte/Årsfest

Årsmøtet avvikles fredag 01/03/13 (tas forbehold her, denne datoen kan bli forandret).
Valgkomiteen v/Tormod var tilstede og fikk redegjort for hvem som er på valg og mulige kandidater.
Årsfesten arrangeres samme dag som årsmøtet, og alle som har vært med å bidra i 2012 får en spesiell
invitasjon. Alle som deltar på årsfesten lager en tapas rett og tar med seg. Eidtun spanderer drikke til maten,
utover dette kan medbrakt nytes. 


Utleie

Zumba har bedt om priser. Det ble bestemt at vi tar utgangspunkt i kr 300,- pr gang og 1 gang gratis pga forhåndsfakturering.
Hvis nødvendig rundes det ned til nærmeste hele sum. Klubben har bedt om 1 pris på hele programmet de har lagt opp til. Her
priser vi etter de satsene vi har funnet ut - og gir dem 10% rabatt til slutt. Blåmann har spurt om å bruke Eidtun ved skirenn.
Her priser vi med at de må selge lodd for oss på arrangementene, i tillegg til at vi ikke bekrefter utleie før samme uken.


Pub

På grunn av annet arrangement i bygda, flyttes Pub'en til 23/2/13. Henrik setter opp vaktliste og lager invitasjon, Odd Erik søker
sjenkebevilling og står for innkjøp, Kristine og Odd E står for opprigging. Pris på kr 50,- for inngang siden vi skal ha musikk.


 T-skjorter

Odd Erik tar kontakt med Bryggejentene for å høre om de kan selge t-skorter for oss.


Utbygginga

 Svein Ole og Odd Erik følger opp utbyggingsprosjektet også etter årsmøtet. I slutten av januar kommer snekkerne tilbake
til Norge. Etter dette vil Svein Ole og Odd Erik ha et planleggingsmøte med Tomas for å avklare neste trinn i utbygginga.

Møtet avslutta kl 21:45

 



 Styremøte Eidtun 17.12.2012


Tilstede

Inger, Kirsti, Kristine, Odd Erik og Henrik



Agenda:

 Situasjonen - ref e-poster

Gjennomgikk den korrespondansen som gikk mellom styret. Fikk avklart noen misforståelser.
Enighet om mer kontakt og åpenhet mellom styremedlemmene. Samtidig vil det bli flere
utskiftinger av styremeldemmer, og vi må alle gjøre en innsats for å rekruttere nye.


Bestillinger for 2013 - Priser for langtidsleie

Zumba ønsker fast dag torsdager og klubben ønsker noen forskjellige dager i henhold til liste.
Priser for klubben. Vi går gjennom hva de ønsker, ser om vi kan kombinere de helgene som
de ønsker med pub-kvelder og lager en total pris utfra dette. Inger og Odd Erik ser på dette.


Skap til klubben  - Overnatting

Klubben spør om å få ha et eget skap, og dette er vi i utgangspunktet positiv til. Vi må se på en
plassering som kan være hensiktsmessig. I tillegg spør de om vi vil overta TV og projektor, noe vi ønsker
 - men må finne et egnet sted til fastmontering. Vi vil komme tilbake til dette når utbyggingen er ferdig.
Klubben spør også om overnatting, og Kristine undersøker reglene skolen bruker før vi gir en
tilbakemelding på dette.


Tomt

Anne har tilbudt oss en del av tomten hennes som grenser mot Eidtun. Vi ber om et presist tilbud,
og vurderer dette når vi har fått en avklaring på om vi får penger inn fra den eventuelle nodehytten
fra Nordix Data. 


Utbyggingen

Utbyggingen starter opp på nyåret. Det har vært jobbet videre med inngangspartiet, som nærmer seg ferdig.
Informasjon om fremdrift osv. må gis hyppigere til styret. Når vi er igang igjen etter juleferien, vil Odd Erik
ta kontakt med snekkeren for en plan om oppstart og gjennomføring osv. Styret blir informert når dette
møtet er gjennomført.

Møteslutt kl 21:30

 



Styremøte Eidtun 23.10.2012


Tilstede

Inger, Henrik, Anne Lise, Kirsti og Odd Erik (ref)


Agenda:

 Årets pub sesong avsluttet, evaluering

Vi må fortsette med pub kvelder, men se på alternativer. Kirsti foreslo Bingo. Odd Erik undersøker
muligheten for dette. I tillegg bør vi vurdere å arrangere konsert eller pub med trubdur. Henrik
ser på aktuelle band eller musikere, og får pristilbud. Det ble også foreslått å arrangere en tema fest,
med f.eks Cowboy fest som tema.


Henvendelse fra Nordix Data

 Nordix Data ønsker å plassere en Nodehytte på tomten vår som skal brukes i forbindelse med utbyggingen
og driften av fibernett i området vårt. Vi er i utgngspunktet positiv, og sender et forslag på kr 5000,- pr år
i 30 år til dem.

 
Julemessen

 Julemessen arrangeres også i år første helgen i November. Vaktliste. Vi spør Britt (Odd Erik) og Hilde (Kirsti)
i tillegg til at Odd Erik bekler stand hele dagen og at Inger og Kristine går vakt. Henrik legger ut på FB - og spør
samtidig etter frivillige. Kirsti ordner grøt. Odd Erik gjør innkjøp. Odd Erik og evt. Svein rigger fredag. I år er det
 12 stands. Henrik setter inn den årlige annonsen. Kirsti lager flyer, og sender denne også til "Hva skjer" Må ha
frivillige til å bake kaker????


Utbyggingen

Hele utbyggingen er gått i stillstand. Får ikke tak i snekkerne...... Prøve å kontakte Raymond, om han er i
kontakt med Tomas. Avklare fortsettelsen.


Brønnøysund

 
Odd Erik plukker opp saken, og har den klar til årsmøtet.


 Nøkler

Nøkler utsettes til vi har ny dør.


T-skjorter

Selges for kr 100,- på messa


 Søknader

Flere søknader kan sendes bl a til utviklingslaget og kommunen.


 Verve nye medlemmer

 Vi må alle være aktive i å verve nye medlemmer til styret. Flere er på valg, og dette må vi alle ta et
ansvar for. Når vi har kandidater til styret, gir vi beskjed til Tormod.


Innkjøp
 
Alle innkjøp av utstyr som er planlagt er gjennomført, uten stekepanner. Dette settes på vent,
og vi kjøper heller dobbelt vaffeljærn.


Skytebanen

Odd Erik ser på muligheten om å sende en uttalelse på vegne av Eidtun Bygdehusforening mot
forslaget om skytebane i Ersfjorddalen.

Møtet avsluttet 23:40

 




Styremøte Eidtun 06.06.2012


Tilstede

 Svein Ole, Henrik, Inger, Kirsti, Kristine, Anne Lise og Odd Erik

 
Prosjekt nytt tak og utbygging

 Først av alt en berømming av at det ble tatt ansvar når ting ikke var helt greit med den jobben som var gjort.
Dette er behørig dokumentert i tidligere e-post - og må tas til etteretning når vi er i videre dialog med Tomas.

Få avklart med Tomas på inngangsbygget: - Isolasjon i gangveggen - Vindu - Trappegelender - Ytterdør -
Innerdør - Vortepapp og styroform. Odd Erik deltar på et møte sammen med Svein Ole med Tomas om dette.
Neste steg som må gjøres er: - Avklare med strøminntaket - Undersøke og bestille Container - evt Morten -
Få tegninger sendt til styret og Blåmann - Få overslag over kostnadene brukt hittil - Engasjere Blåmann til
 dugnad i opprydding - Få kopiert opp nye nøkler til kjøkkendøra - OEK. Når byggesøknaden er klar,
må vi ta et nytt møte med Tomas ang. hvordan vi ønsker tilbygget skal være. 

Ersfjorddagen Rett Vest

 Odd Erik, Anne Lise og Kristine betjener stand på Brygga.

 Odd Erik og Anne Lise med hjelp fra Runar og Hedda arrangerer T-dans fra kl 1900 til 2200 på Eidtun.


 Drift i sommer - ferieavvikling  

Inntill videre er det Inger som har kontroll på utleie. Når hun reiser på ferie tar Kristine over dette.
Ellers tar Eidtun ferie i Juli - og håper videre byggeprosess kanskje også kan gjennomføres da.


Eventuelt

Kjøkkenutstyr - Noe er kjøpt og Kirsti ser etter mer samt kommoder og benkeplate.
Kristine ser etter vinglass og kjeler. Odd Erik ser etter mopper og moppestativ.

 En person har ikke betalt fra utleie i fjor. Inger finner navn og nummer,
 og Odd Erik kontakter henne for purring.

PA- anlegg er nå innkjøpt til Eidtun. 





Ekstraordinært styremøte Eidtun 14.05.2012


Til stede

Inger, Kirsti, Anne Lise, Svein Ole, Kristine, Stine, Tomas og Raymond


Problemer med tilbygg til Eidtun

Inger informerte litt om mailkorrespondansen vi har hatt, og vi ble enige om å gå igjennom
punkt for punkt med Tomas - så godt som det lot seg gjøre med de språkkunnskaper vi har.
Sammenfattningsvis kan sies at det er blitt store misforståelser mellom Eidtun, som bestilt
tilbygget, og de som er satt til å utføre jobben. Disse tingene var kontraktøren klar på at de skulle
ta tak i og rette opp. Styret ble enige om at vi må prøve å få en fagmann til å komme og se på dette
sammen med oss, rett og slett for å betrygge oss ifht at dette faktisk blir utført ihht Norsk Standard.
Det blir vanskelig for oss "vanlige" folk å synse, og skulle stille spørsmålstegn ved det som
kontraktøren sier er riktig eller godt nok.

Etter at kontraktøren og Svein Ole hadde forlatt møtet satte vi opp
 en sjekkliste for hva vi må sjekke framover:

1. Byggesaken - hva er gjort - hva må gjøres
 2. Fagperson -  få in fagperson for veiledning
3. Utleie - kontakte leietakere





Styremøte Eidtun 23.04.2012


Tilstede

Henrik, Inger, Kirsti, Kristine og Odd Erik (ref). Møtestart 19:30 (med deilige hjemmebakte muffins fra Kristine).


Konstituering

 Styremøtet konstituerte: Nestleder: Henrik Norrie, utleieansvarlig: Inger Håkonsen, sekretær: Kristine Jenssen,
styremedlem: Kirsti Kristiansen. I tillegg ble det bestemt at oppgavefordelingen slik den er i dag fortsetter, og at
Kristine og Kirsti tar forefallende arbeidsoppgaver i tillegg til Odd Erik. Vasking av mopper, kluter, hånduker osv
tar nå først Odd Erik, deretter Kirsti så overtar Kristine til høsten. 


Regnskap 2011

Revidert regnskap for 2011 ble lagt frem for styremøtet og godkjent. Viktig at vi er påpasselig med pengebruken nå
utover det vi har bestemt å bruke penger til. Saldo pr. dato er ca. 55 000,-


Prosjekt nytt tak og utbygging

Vi er i dialog med håndtverkere ang nytt tak og utbygging. Det skal lages tegninger slik at søknaden til kommunen
kan leveres. Søknad må ha 1.prioritet nå. I tillegg foreslår håndtverkerne at dette gjøres i 2 operasjoner, og at taket
kan gjøres ganske umiddelbart. Vi venter på pristilbud før vi setter igang.


 Pub

 Sjenkebevilling OK, flyers er delt ut, vaktliste er OK, påmeldinger kommer til Odd Erik og FB, innkjøp gjøres
fredag av Odd Erik eller Anne Lise, rigging gjøres av Kristine og vasking gjøres av Kirsti. Retur tas av Anne Lise.


Eventuelt

Viktig at vi følger opp reglene ift. skjenkebevilgningen når vi arrangerer pub. Det er ikke lov å nyte
alkohol mens man er på vakt. Det er ikke tillatt for gjester å være på kjøkkenet eller bak disken.

Innkjøp av fat og glass gjøres av Kirsti.

Innkjøp av PA anlegg gjøres av Henrik.

 Nye "skilt" med viktige beskjeder og instrukser gjøres av Kristine.

 Odd Erik følger opp om det er kommet innbetaling fra den ene som ikke betalte leien sin i 2011.





  Årsmøtet Eidtun 28.2.2012


Sak 1 - Godkjenning av inkalling og sakliste

 Ingen innsigelser.


 Sak 2 - Valg av ordstyrer og referent

Ordstyrer Odd Erik Kjelkvik, referent Kirsti Kristiansen.


Sak 3 - Gjennomgang av årsberretning

Arrangementer: 3 pubkvelder, 1 dansekveld, 3 søndagskafeer, "saftstasjon" under Ersfjorddagen og Julemesse.
 Aktiviteter: 2 varetellinger, stand på Ersfjorddagen, sendt flere søknader og mottatt kr 10 000,- fra Utviklingslaget
og kr 300 000,- sammen med Blåmann og Ersfjordbotn Festivitetsorkester fra Lerøy Aurora AS, flere loddsalg og
pågående basarlotteri med trekning 17.5. Møter: 7 styremøter, flere gruppemøter og prosjektmøter og årsfest.
Utleie: Huset ble utleid 45 ganger i 2011, hvorav 8 til styremedlemmer el andre uten inntekt. I tillegg kommer
egne arrangementer. Huset er mye brukt i 2011 Oppussing: Lite oppussing, noe utstyr er skaffet. 

Handlingsplan 2012: Handlingsplanen ble gjennomgått og vedtatt. Årsmøtet ønsker årsfest som i 2011,
ikke julebord. I tillegg ble det lagt til at innkjøp av nødvendig kjøkkenutstyr kan gjøres fortløpende.


Sak 4 - Regnskap

Regnskapet ble presentert og gjennomgått, men viser et ukorrekt bilde ettersom støtten fra Lerøy Aurora står på
vår konto. Et reelt driftsunderskudd på kr: 676,30 ser ut for å være et korrekt bilde. Regnskapet gjennomgås på nytt,
og blir lagt frem på første styremøte. Årsmøtet vedtar at godkjenningen utsettes og delegerer styremøtet å godkjenne
regnskapet for 2011.


Sak 5 - Innkomne forslag

 Det er kommet inn 3 forslag til årsmøtet.
1. Vedtektsendring ift. antall personer i styret. Forslag om vedtektsendring for å ikke låse seg i antall styremedlemmer
 i Eidtun Bygdehusforening. Dette trenger ikke årsmøtet ta stilling til, da vedtektene er utformet slik at der er mulig for
inntil 6 styremedlemmer. Ikke vedtatt.

2. Endring i antall fri leie for styremedlemmer. Forslaget er å endre til flere ukedager enn helgedager, siden verdien er
høyere på helg. Vedtak: Styremedlemmer kan leie 1 helg og 5 ukedager gratis.

3. Innkjøp av enkelt PA anlegg. Forslag om å kjøpe et PA anlegg til Eidtun. Vedtak: Vi kan gjøre innkjøp av et
enkelt anlegg med en kostnadsramme på intill kr 10 000,-.


Sak 6 - Valg

Valgkomiteen ved Tormod Klaudiussen legger frem sitt forslag for årsmøtet.
Stiller ikke til gjenvalg: Harrieth Benonisen, Svein Ole Eidesen, Britt Jenssen, Elisabeth Eriksen.

Nytt styre

 Odd Erik Kjelkvik - Styrets leder, valgt for 1 år
Kirsti Kristiansen - valgt for 1 år
Henrik Norrie - valgt for 2 år
Inger Håkonsen - valgt for 1 år
Kristine Jenssen - valgt for 2 år

Vara

Stine Håkonsen - valgt for 2 år
Anne Lise Kjelkvik - valgt for 1 år

Revisor

Inger Karin Andreasen - valgt for 1 år

Valgkomitte

Tormod Klaudiussen - leder, valgt for 1 år
Bjørnar Jensen - valgt for 1 år

Regnskapsfører

 Britt Jensen, overtar etter Svein Ole Eidesen når det passer.

Styreleder har kasserer ansvar så lenge regnskapsfører er utenfor styret.
Styret konstituerer seg selv på første styremøte. 





Styremøte Eidtun 24.01.2012


Årsmøte

Årsmøtet settes til Mandag 27.02.12. Til årsmøtet trenger vi 2 nye styremedlemmer og 2
 nye varamedlemmer. Harrieth, Svein-Ole, Britt og Anne-Lise har meldt at de ønsker
å slutte. I tillegg vurderer Kirsti det samme, men hun står ikke på valg. Håper virkelig
Kirsti kan være med ett år til, siden vi har mange som slutter i år. Det er i vedtektene satt at
det er 3 ukers innkallingsfrist til årsmøtet. Det må lages sakliste og sendes ut invitasjoner.
Ansvar Odd Erik.


Årsfest

Vi ønsker å arrangere årsfest fredag 10.februar. Alle som har vært involvert i Eidtun siste år,
 i tillegg til de som sluttet i styret forrige år inviteres. Vi plukker opp tråden fra forrige styremøte,
og håper Kirsti fortsatt kan stå for mat osv. Ansvar Kirsti.


Loddsalg

Loddsalget fortsetter, og vi satser på trekning 17.mai. Loddboka får gå på rundgang, og blir
 den utsolgt fortsetter vi med ny. Nå har Britt boka, sender den videre på årsmøtet. Ansvar alle.


 Salgsartikler

Her jobbes det videre med med de samme produktene. Ansvar: Henrik, Inger og Anne-Lise.

 
TTE og Utbygging

 De utbedringene vi har fått bevilget penger fra Lerøy til må gjennomføres i skoleferien.
Vi må også avklare med Blåmann hva behovet deres er. Planer og tegninger må på plass
i løpet av vinteren. Til årsmøtet skal vi forberede en presentasjon av det vi har tenkt skal
gjennomføres, og settes som tema på invitasjonen. Ansvar Svein-Ole og Odd Erik.


Arrangementer

Arrangementer i 2012 settes til et minimum. Vi har satt opp følgende arrangementer:
10.2 Årsfest
29.2 Årsmøte
17.3 Pub
28.4 Pub
09.6 Ersfjorddagen
01.9 Pub
6.10 Pub
3.11 Julemesse
 Ansvar til de forskjellige arrangementene fordeles etter årsmøtet.


Eventuelt

Vi må verve nye medlemmer til styret, og i tillegg verve deltakere på vaktlistene. Alle må delta i dette,
siden vi trenger mye hjelp. Folk i styret ønsker ikke å bli belastet med mye arrangementer. Så her
trenger vi hjelp :-) Ansvar alle.

Vi søker utviklingslaget om støtte til brøytingen - 9000, Ansvar Odd Erik.

Vi ser på hvordan vaktene til pub kveldene kan arrangeres, og setter opp hva som tilhører av oppgaver
til de forskjellige vaktene. Dette er viktig siden vi skal prøve å få mange til å hjelpe oss, slik at det ikke
er tvil om hva som må gjøres. Det må være minst ett styremedlem tidlig og seint på pubene.
Ansvar Henrik og Odd Erik.





Styemøte Eidtun 22.11.2011


Vaktlister

 Det er ønskelig med en tydeligere oppgavefordeling i forhold
til hva hver vakt skal gjøre til fremtidige arrangementer.


Julebord

 Julebord endres til årsfest, og vi ser på hva som kan serveres og
kostnader på dette. Årsfesten ønskes gjennomført i januar 2012.


 Loddsalget

 Vi starter opp med ny frisk i januar - og har loddsalget gående til våren.
Vurdere da eventuelt nytt loddsalg til høsten som går til vinteren.


TTE og Utbygging Prosjektene

Vi trenger en avklaring på kostnadene og omfanget av takarbeidet - slik at
dette kan ses i sammenheng med den utbyggingen vi har fått midler til av Lerøy.


Arrangementer

Vi fortsetter å gjennomføre en del arrangementer i regi av Eidtun. Vi må bli flinkere til å
rekruttere hjelpere, slik at det ikke bare er styret som må jobbe på ulike arrangementer. Flere
forslag til rekruttering ble diskutert uten at det ble konkludert, men en form for verving
må alle sammen ta ansvar for å få til.


Eventuelt

Det er mange typer oppgaver som er knyttet til Eidtun Bygdehus. Vi har alle sammen frivillig
sagt oss villige til å være i styret til bygdehuset. Hver og en av oss må ha noen tanker om hva som
er den ideelle oppgaven vi skal bidra med.
Hva er det som er den naturlige oppgaven for deg -
hva ønsker du å bidra med til Eidtun? Svar på dette med det aller første - slik at vi kan sette sammen
oppgavene i forhold til hva som er ønsket til den enkelte. Vi må likevel regne med å av og
til få en oppgave som ikke er ønsket - men som bare må bli gjort. Som styremedlem har vi jo
ansvaret for alt med dette huset vårt.

 




Styremøte Eidtun 25.10.2011


Oppsummering Pub kveld

 God omsetning og god stemning. Godt besøk.
Passe på at innkjøpet blir justert.


Julemessa

Førdeling av arbeidsoppgaver.
Vi gjør et forsøk på å endre kafeen til midt på salen og
grønnstua til utstillere og gjør en evaluering etter arrangementet.


Dansekveld

Førdeling av arbeidsoppgaver.


Søndagskafe

Samme åpningstider 17-19, ellers samme opplegg som tidligere.


Eventuelt

Diskutere arbeidsfordelingen i styret - samt rekruttering av nye personer
som kan tenke seg å hjelpe til. Dette må vi ta opp og ha som tema utover.

Ønsker en redgjørelse for prosjektet med midlene fra Lerøy -
dette må komme senere, når vi har mer konkret å referere til.

Møtet avsluttet kl. 23.





Styremøte Eidtun 31.8.2011


Varetelling Prix i Tromsdalen, søndag 4/9.

Pga. sein beskjed fra Prix klarer vi bare å stille 5 personer denne gang,
Hilde,Morten, Svein-Ole, Runar Kjelkvik og Odd Erik. Henrik fakturerer.


Nye priser

Etter litt diskusjon rundt dette med prisøking og medlemskap, ble det besluttet at prisene økes fra
01.01.12 til 2000,- for en helg, mens ukedagsprisen står uendret. I tillegg ble vi enige om å selge
støttemedlemskap til 200,-. Det lages medlemskap for de som betaler, og det vil ikke være anledning
 til rimeligere husleie uansett.


 TTE

Vi må fortsette de planlagte aktivitetene, og selge loddene som skulle trekkes på julemessa.
Trekninga ble utsatt til søndagskafeen 1. søndag i advent. I tillegg fortsetter vi med loddsalg
 etter julemessa, som skal gå til inntekt til nytt tak. Vi sonderer etter muliugheter for å søke
 økonomisk støtte, og Odd Erik søker hos SNN med søknadsfrist 15/9.


Aktiviteter i høst

 Vi satte datoer for de aktivitetene vi skal ha i høst:
Søndagskafe 18/9 
Pub-kveld 15/10 
Julemesse 05/11 
Dansekveld 25/11 
 Søndagskafe 27/11 

Bi, Frid og Odd Børge kontaktes, siden de hadde sagt at de kan være villige til å hjelpe til ved arrangementer.


Eventuelt

Regelmessig utleie på ukedagene til "kjente" settes til 200,- pr gang, men kan
 reduseres ytterligere hvis mot tjenester kan gis, som varetelling, loddsalg osv.


Vi må bli mere aktiv på markedsføring.

Forslag til aktiviteter er annonser, oppslag, innlegg. Svein Ole undersøker om det finnes gratis
bistand til å utforme et markedsføringsutrykk med logo osv. I tillegg ser vi på om det kan lages
effekter for salg som krus, fat, caps osv. Anne Lise og Henrik ser på "Ersfjord T-skjorter" som vi må
lage snarest for salg - muligens også gjennom Bryggejentene, men også på egne arrangementer.


Eidtun skulle hatt et lydanlegg.

Når vi søker midler, kan dette nevnes, siden det er forholdsvis kostbart og er til nytte for alle brukere av huset.
Vi må etterstrebe å få et PA anlegg, slik at det også går å synge i mikrofon. Frem til vi får dette i stand, ser Svein Ole
på muligheten om å kjøpe en billig mikrofon som kan brukes på det anlegget vi har i dag. Svein Ole undersøker også
om de høytalerne som står i gymsalen på skolen, egentlig burde være på Eidtun.


Evaluering av Ersfjorddagen

Lite ut av vår deltakelse. Enten trenger vi ikke delta, eller så må vi satse mer. Vi bestemte oss for å allerede nå gi uttrykk
for at vi ønsker å være en naturlig del av arrangementet, og ønsker flere aktiviteter som knytter Eidtun direkte til mange av
de aktivitetene som vil foregå under dette arrangementet.





Styremøte Eidtun 07.06.2011



Gjennomgang av referater. Vi snakket generelt om at vi må bli bedre til å følge opp de tingene
vi allerede har snakket om og fått i referatet. Ting vi venter spesielt på er nye nøkler og org nr.

Status TTE

Etter Ersfjorddagen 11. juni, ønsker vi en status på hvor mye penger som foreløpig
er kommet inn, og ta en "fot i bakken" på hvilken fremdrift vi har på TTE


Ersfjorddagen 11/6/2011

Eidtun Bygdehusforening har fått inntektene fra Zumba, loddsalg og salgsboder ifm dette
 arrangementet. De inntektene er til støtte for TTE. I forbindelse med dette skal vi arrangere
salgsbodene med å gi praktisk info ut til alle deltakere på salgsboder, i tillegg til å få 10% av
omsetningen, max 500,- Noen som har salgsboderer en del av arrangementet, og skal ikke
kreves for penger. Dette gjelder: Henrik Norrie - Dagmaria - Gullhår - Laurent Falconnier -
Bjørnar G Hansen og oss selv! Vi skal ha salgsbod med salg av lynlodd og støttebrev. Fra
salgsboden kan det også selges lodd fra det pågående lotteriet. Samtidig skal Eidtun være
åpent med salg av saft, kaffe og kjeks til 5 kroner! Harrieth holder huset åpent fra 1100 - 1300.

Det ble bestemt at det ikke arrangeres St.Hans feiring på Eidtun i år. I tillegg ble det besluttet at
det ikke skulle lages noen store arrangementer før etter skolestart til høsten.


Søknad

Det ble informert om den søknaden vi i felleskap med IL Blåmann og Ersfjordbotn Festivitetsorkester
har sendt til Utviklingslaget for videresending til Tromsø Kommune på midler fra Lerøy Aurora.
Vi krysser fingrene :-)





Styremøte Eidtun 6.4.2011


Prosjekt : TTE (tak til Eidtun)

Vi trenger skisser og prisoverslag, tak og tilbygg. Svein Ole sjekker.


Inntektsmuligheter :

Loddsalg, arrangementer, "Borgerbrev", bidrag, støtte fra lokale
bedrifter/foreninger, offentlig tilskudd, bidrag fra egen drift.

Svein Ole informerer om prosjektet på 17 mai.

Forslag om å involvere Utviklingslaget mer i Eidtun.


Ersfjorddagen 11.6:

Stand for å presentere huset.
Kanskje et arrangement på Eidtun.
Vil gjerne være med på arr.møte.

 
Arrangementer :

27 mai - Dansekveld.
29 mai - Søndagskafè.
11 juni - Ersfjorddagen.

Ta kontakt med frivillige for å hjelpe til.
 Ordne flyveblad og bukk på Eidet.
Facebookgrupper på begge.

St Hans arrangement ?
Middagssalg ?

Så ble det fordelt arbeidsoppgaver i styret.

Vedtektene legges inn på nettside.






Styremøtet Eidtun 9.3.2011


Diskusjoner rundt arbeidsfordeling på Pub-kvelder.
Frivillige skal kontaktes i forkant av neste arrangement.
 
Planering av innkjøp, sjekk av prisliste.
 
Odd-Erik søker skjenkebevilling.
 
Diskusjon rundt muligheten å få hjelp fra Blåmann med dugnadsarbeid mot at de leier huset gratis.
 
Må finne ny PC til Eidtun.
 
Justering av utleiepris.

 Ev. selge medlemskap mot at man da får leie Eidtun billigere. F. eks. 2500,-
ikke medlem og 2000,- for medlem. Medlemskap 200,-. Arbeidsgruppe nedsatt.

Henrik legger ut mer info om Eidtun på nettside.


Store oppussingsprosjekter på gang, tak og vindfang.

Sjekke opp hvor vi får billig arbeidskraft. Svein Ole sjekker kostnader for takbytte. Kirsti sjekker med
OBS bygg om de har midler man kan søke på. Forskjellige tiltak for å samle inn penger, bl.a. loddsalg,
 bruktmarked, konserter, forestilling for barn, legge ut konto nr. for de som vil støtte, søke
 Utviklingslaget om støtte.







Årsmøte Eidtun 3.3 2011


Godkjenning av innkalling og saksliste.

Valg av referent – Kirsti M. Kristiansen.

Styrets årsberetning 

 2 varetellinger
 3 pub-kvelder
 julemesse
 ordinært utleie av huset
 oppussing av huset
maling, oppgradering toaletter, nye komfyrer,
gardiner og lyddemping.


Regnskap

 underskudd 2010 på kr. 26.400,-
 økonomien under kontroll men det har
vært store utgifter 2010, se under årsberetning.


Innkomne saker 

 det er ikke kommet inn noen saker


 Fra styret

 det er satt opp vedtekter for Eidtun

Eidtun Bygdehusforening blir da registrert i Brønnøysundregistrene.



Valg 
Leder , 1 styremedlemmer og 2 vara er på valg


Nytt Styre 
 
Leder : Odd Erik Kjelkvik
Styremedl. Elisabeth Eriksen
Styremedl. Kirsti-M. Kristiansen
Styremedl. Britt Jenssen
Styremedl. Svein Ole Eidesen
Styremedl. Harrieth Benonisen
Styremedl. Henrik Norrie

Vara Anne-Lise Kjelkvik
Vara Inger Håkonsen

Valgkomité Tormod Klaudiussen